Bas van der Veldt geeft tips en tricks om efficiënter te werken

Een inbox die uitpuilt van de e-mails, mappen waarvan je de inhoud niet meer precies weet: de meeste ondernemers hebben genoeg dingen op de to do-list staan waar ze ‘nog eens wat mee moeten’. Niet nodig, want tegenwoordig hebben we nou juist beschikking tot allerlei interessante innovaties die ons zakelijk leven een stuk makkelijker kunnen maken. Het enige wat je daarvoor hoeft te doen, is je er een beetje in verdiepen.

Wees nieuwsgierig

Jaarlijks organiseren we bij AFAS een evenement waarbij we zo’n vierduizend klanten bijpraten over de nieuwste ontwikkelingen in ons product. Ik ben er ook aanwezig en geef presentaties. Mijn meest recente onderwerp was AI. “Wie heeft er al wel eens gebruik gemaakt van ChatGPT?” vroeg ik de mensen in de zaal. Tot mijn verbazing had twee van de drie gasten er nog helemaal niks mee gedaan. Zonde! Je kunt er in je werk zó veel aan hebben. Bijzonder dat je er dan niet eens even naar hebt gekeken, toch?

Innoveren kun je leren

Als mens houden we ons graag vast aan gewoontes. Aan het begin van onze carrière ontwikkelen we een bepaalde manier van werken, die we daarna nooit meer veranderen. Zoals de e-mail. In het verleden kon je prima op weg met één algemene map waar je alle berichten in had staan. Een duidelijk overzicht van je aantal e-mails, daar kon je nog wel iets van maken. Maar vandaag de dag kunnen er zo een stuk of drieduizend berichten in zitten. Een ramp voor je efficiëntie.

En dat terwijl er zoveel opties zijn om dat te verbeteren. Want aan de andere kant van jouw software zit een ICT’er die niet alleen nagedacht heeft over de eentjes en nulletjes, maar óók over jouw werk. En hoe software daaraan kan bijdragen. Daardoor zit de wereld vol prachtige innovaties waarmee je je werk efficiënter kunt maken. Of het nu een chatbot is, de dubbele afspeelsnelheid in Whatsapp of een online to-do-list. Het enige wat je hoeft te doen, is even op onderzoek uitgaan. Kijken wat er mogelijk is, en besluiten of het iets voor jou is.

Plezier van het ontdekken

De kunst is om niet te wachten tot je vastloopt voordat je een oplossing voor je probleem gaat zoeken. Het is veel fijner dat moment te voorkomen, passend bij het karakter van een ondernemer. Ik vind het fantastisch om op zoek te gaan naar hoe het beter kan. Dat zit ook in het DNA van ons bedrijf. We hebben enorm veel plezier als we weer iets ontdekt hebben.

Heb je bijvoorbeeld in Word al eens op de Windowstoets en de letter H gedrukt? Moet je voor de grap eens proberen. Met één handeling heb je dan gewoon een geweldige spraakherkenningstool aangezet. Je praat gewoon – zonder je verhaal te hoeven typen – en Word zet hem om in tekst. Mega makkelijk. Deze tool heb ik gevonden doordat ik ben gaan zoeken naar welke sneltoetsen er eigenlijk allemaal zijn. En of daar iets bij zit waar ik wat mee kan. Met resultaat dus. En daar geniet ik écht van.

Slimmere organisatie van jouw inbox

Terug naar de e-mail. Met één blik op jouw inbox weet ik hoe goed georganiseerd jij bent. Minder dan dertig berichten betekent: alles onder controle. Meer dan dertig berichten: twijfelgeval. Meer dan honderd berichten: reden voor chaos. Het risico dat je dan taken vergeet, of dat je mails gewoon helemaal niet beantwoordt, is ontzettend groot. En dat is natuurlijk niet de bedoeling. Als iemand voor je gaat staan en je iets vraagt, kan je ook niet zomaar weglopen zonder wat te zeggen.

Het is daarom echt de moeite waard eens te kijken hoe je dat slimmer kunt organiseren. Bijvoorbeeld door alle e-mails met woorden als ‘kosten’ en ‘facturen’ automatisch naar een aparte map ‘administratie’ te slepen en dat mapje eens per week bij te houden. Dat scheelt je zo een uurtje scrollen en zoeken per maand. En dat is meer dan een werkdag per jaar.

Ander voorbeeld. Gebruik standaardreacties voor afwijzingen die vaker voorkomen (ik doe dat met het tooltje flashpaste, maar er zijn vast ook andere handige apps). Het ding is namelijk dat ‘nee’ zeggen lastig is en energie kost. Je wil het per slot van rekening wel even goed formuleren. Met een standaardantwoord hoef je maar één keer goed na te denken. Dat levert niet alleen tijd en een overzichtelijkere inbox op, maar geeft je vooral ruimte in je hoofd. En die kun je vervolgens gebruiken voor waar het echt om gaat: jouw onderneming nog succesvoller maken.